Wat is een automatisering voor je bedrijf?
Een automatisering is een koppeling die werk overneemt dat elke keer op dezelfde manier gaat: iets overtypen, doorsturen of onthouden. Er gebeurt iets, zoals een klant die een formulier invult, en de rest volgt vanzelf. Je hoeft er niet voor te kunnen programmeren, en je hoeft het ook niet overal voor te gebruiken.
Zo werkt het
#Elke automatisering heeft dezelfde vorm: als dit gebeurt, doe dan dat. Een paar voorbeelden die bij een klein bedrijf passen:
- Een klant vult het offerteformulier op je site in. De aanvraag komt in je mail en als nieuwe regel in je spreadsheet of je CRM, zonder dat jij iets overtypt.
- Iemand maakt een afspraak. Hij krijgt meteen een bevestiging per mail, en een dag van tevoren een herinnering.
- Er komt een bestelling binnen. Je planning krijgt vanzelf een regel, zodat je ziet wat er deze week de deur uit moet.
- Iemand laat zijn mailadres achter en geeft toestemming voor je nieuwsbrief. Hij komt vanzelf op je mailinglijst.
Wat er gebeurt is steeds hetzelfde: gegevens gaan van het ene programma naar het andere, op het moment dat het nodig is.
Wat het oplevert
#De winst zit niet in één keer, maar in de herhaling. Een paar minuten overtypen per aanvraag lijkt weinig, tot je telt hoe vaak het gebeurt. En met de hand gaat het soms mis: een cijfer verkeerd overgenomen, een bevestiging vergeten.
Een automatisering doet het elke keer op dezelfde manier. Jij houdt tijd over voor het werk dat wel aandacht nodig heeft, zoals je klant.
Een voorbeeld, stap voor stap
#Neem een kapsalon met online afspraken. Zonder automatisering ziet de klant na het boeken dat zijn afspraak staat, en daar blijft het bij. Met één koppeling krijgt hij ook een bevestiging per mail. Met een tweede gaat er een dag van tevoren een herinnering uit, en met een derde komt de afspraak in de agenda die de salon al gebruikt.
Elke koppeling is een eigen stuk werk met een eigen prijs. Je kunt met de eerste beginnen en later uitbreiden.
Wanneer het niet de moeite waard is
#Niet alles hoeft vanzelf. Een automatisering kost geld om te bouwen en kan stoppen als een programma verandert. Doe het daarom liever niet als:
- het iets is wat je maar een paar keer per jaar doet;
- het elke keer anders gaat en je erover moet nadenken;
- het programma waar het mee moet praten zijn gegevens niet kan delen.
Een goede vuistregel: automatiseer pas wat je al een tijd met de hand doet. Dan weet je precies hoe het moet gaan, en wat er mis kan gaan.
Werkt het met jouw programma's?
#Vaak wel, als die programma's hun gegevens kunnen delen. Veel programma's voor mail, agenda's, spreadsheets, CRM en boekhouding kunnen dat. Of het met jouw programma's kan, zoeken we uit voordat je een offerte krijgt. Kan een koppeling niet, dan hoor je dat vooraf en niet pas tijdens het bouwen.
Verandert later een programma waar de koppeling mee praat, dan kan die stoppen met werken. Dat is iets om rekening mee te houden. Wat we dan voor je kunnen doen, zeggen we vooraf, met wat het kost.
Hoe wij automatiseringen bouwen
#Wij bouwen automatiseringen alleen bovenop een website, webshop of app die wij maken. Ze gaan mee in de sprints van je project, en elke automatisering doet één ding. Een automatisering begint bij € 450 excl. btw, eenmalig, per koppeling.
Een aanvraag die in je overzicht komt, een bevestiging per mail en een regel in je planning zijn samen meerdere koppelingen. We bouwen ze één voor één, zodat elke stap werkt voordat de volgende erbij komt. Meer daarover lees je op automatiseringen.
Kan ik het ook zelf?
#Voor eenvoudige dingen wel. Er zijn diensten waarmee je zelf koppelingen tussen programma's klikt, zonder te programmeren. Dat werkt goed voor kleine stappen. Gaat het om gegevens van klanten, of om iets waar je bedrijf op draait, dan is het prettig als iemand het bouwt en test.
Let bij gegevens van klanten altijd op waar ze heen gaan. Een koppeling stuurt gegevens naar een ander programma, en dat moet passen bij wat je in je privacyverklaring belooft.